Declaración de protección de datos

California Fertility Partners
Reproductive Technology Laboratories
B. Daniel Sikich, Administrador, teléfono +1 310-857-6251
Fecha de redacción: 14 de abril de 2003
Última modificación: 20 de mayo de 2005

LA PRESENTE DECLARACIÓN DESCRIBE LA UTILIZACIÓN Y EL PROCESAMIENTO DE LOS DATOS SANITARIOS DE LOS PACIENTES Y EL DERECHO DE ACCESO A DICHOS DATOS.SE RUEGA LEER ATENTAMENTE.

Somos conscientes de lo importante que es la intimidad de las personas y apostamos por respetar la confidencialidad de sus datos sanitarios.Documentamos toda la atención sanitaria que prestamos en documentos que en ocasiones son elaborados por terceros.Dichos documentos sirven para ofrecer una asistencia sanitaria de calidad o posibilitar que la ofrezcan otros centros sanitarios, percibir los pagos correspondientes a los servicios prestados a los pacientes en virtud de su seguro médico y dar cumplimiento a las obligaciones profesionales y legales de la clínica en el ejercicio de la medicina.La ley exige a la clínica que respete la confidencialidad de los datos sanitarios personales y que informe a los pacientes de las obligaciones legales y la normativa de protección de datos.La presente declaración describe el empleo que se hará de los datos sanitarios de los pacientes y a quién podrán ser suministrados,así como sus derechos y obligaciones legales en relación con sus datos sanitarios.Si tiene alguna duda sobre esta declaración, póngase en contacto con el Responsable de Protección de Datos (Privacy Officer), cuyas señas figuran en el encabezamiento.

A. Tratamiento y divulgación de datos sanitarios personales por parte de la clínica

La clínica recopila los datos sanitarios personales de los pacientes y los archiva en un fichero informático que conforma la historia clínica. La historia clínica es propiedad de la clínica, pero la información que contiene es propiedad del paciente. La ley permite utilizar o dar a conocer los datos sanitarios del paciente con los fines siguientes:

1. Tratamiento. La clínica emplea los datos sanitarios del paciente para administrarle el tratamiento médico y facilita los datos sanitarios a los empleados y a terceros que intervienen en el proceso terapéutico. Por ejemplo, puede suministrar los datos sanitarios a otros facultativos o profesionales de la salud a quienes subcontrata servicios que no presta, al farmacéutico que necesita conocerlos para dispensar un fármaco recetado o al laboratorio que realiza las pruebas encargadas. También puede facilitar los datos sanitarios a miembros de la familia del paciente u otras personas que puedan ser de ayuda si el paciente se enferma o sufre un accidente.

2. Pagos. La clínica utiliza y facilita los datos sanitarios del paciente para percibir la remuneración correspondiente a los servicios prestados. Por ejemplo, le comunica a la mutualidad de seguros la información necesaria para que ésta efectúe los pagos pertinentes. También puede suministrarles los datos a otros profesionales de la salud para que tramiten el cobro de servicios que han prestado para el paciente.

3. Prestación sanitaria. La clínica utiliza y facilita los datos sanitarios del paciente para gestionar el establecimiento. Por ejemplo, puede utilizar y compartir los datos sanitarios para analizar y mejorar la calidad de la atención que presta o la competencia y las cualificaciones de la plantilla. También puede utilizar y compartir los datos sanitarios para que la mutualidad del paciente autorice un acto médico o una derivación, para la revisión médica por parte de otros profesionales o en caso de inspección o auditoría, incluso en inspecciones antifraude, inspecciones de las autoridades y planes de gestión y planificación comercial. Por otro lado, la clínica puede compartir los datos sanitarios con sus «socios comerciales» que desempeñan labores administrativas por encargo, empresas con las cuales la clínica ha firmado contratos que estipulan su obligación de respetar la confidencialidad de todos los datos sanitarios de los pacientes. La legislación federal de los Estados Unidos no confiere protección a los datos sanitarios que se facilitan a una persona distinta de un centro de asistencia sanitaria, un seguro médico o un centro de documentación sanitaria; no obstante, de conformidad con las leyes del estado de California, todas las personas que reciban datos sanitarios tienen prohibido suministrarlos a su vez a terceros, salvo en los casos en que la legislación contemple o exija lo contrario. Asimismo, la clínica puede compartir los datos sanitarios con otros profesionales de la salud, centros de documentación sanitaria o mutualidades de seguros médicos que guarden relación con el paciente si dichas entidades los solicitan para sus actividades de control de calidad y mejoras, fomento de la sanidad, reducción de costes sanitarios, análisis de la competencia, las cualificaciones y el rendimiento del personal sanitario, programas formativos, tramitación de acreditaciones, certificados o autorizaciones, o inspecciones antifraude o de las autoridades.

4. Recordatorio de las visitas. La clínica utiliza y comparte los datos personales para ponerse en contacto con el paciente y recordarle sus citas. Si no localiza al paciente en su domicilio, deja un mensaje en el contestador automático o con la persona que atienda el teléfono.

5. Hoja de visitas. La clínica utiliza y comparte los datos sanitarios al solicitarle al paciente que firme la hoja de visitas cuando éste llega a la clínica; además, los pacientes son llamados por su nombre en voz alta cuando el médico está listo para atenderles.

6. Notificaciones y comunicación con la familia. La clínica puede facilitar los datos sanitarios del paciente para notificar o colaborar con la notificación a un familiar, a su representante legal o a otra persona a cargo del mismo en relación con el paradero o el estado de salud del paciente, o bien en caso de fallecimiento. En caso de siniestro, la clínica puede facilitar los datos a un organismo de salvamento para ayudarle a coordinar las pertinentes notificaciones. También puede comunicarle los datos a una persona que participa en la asistencia sanitaria del paciente o contribuye al pago de la misma. Si el paciente está capacitado y disponible para autorizar o desautorizar dichas notificaciones, la clínica siempre le concede la oportunidad de oponerse, pero en caso de siniestro los datos pueden facilitarse a terceros incluso sin el consentimiento del paciente si la clínica lo estima necesario para dar respuesta a circunstancias de emergencia. Si el paciente es incapaz o no se encuentra disponible para autorizar o desautorizar las notificaciones, los profesionales de la clínica ejercerán su propio criterio a la hora de comunicarse con los familiares u otras personas.

7. Actividades promocionales. La clínica puede ponerse en contacto con el paciente para informarle de productos o servicios relacionados con su tratamiento, la gestión de su caso o la coordinación de su atención, o para señalarle o recomendarle otros tratamientos o prestaciones y servicios sanitarios que puedan resultar de su interés, o bien para hacerle llegar pequeños regalos. Asimismo, cuando se atiende a los pacientes, se les puede invitar a adquirir un producto o contratar un servicio. Si la clínica percibe algún tipo de remuneración por dichas comunicaciones, informa a los pacientes de quién es el pagador y les indica el método para dejar de recibirlas. No obstante lo anterior, la clínica no facilita dicho dato si el paciente es beneficiario de un seguro médico y la comunicación concierne: 1) a la implicación de un servicio en la red del seguro médico; 2) a la cobertura de las prestaciones; o 3) a la existencia de fármacos más baratos. La clínica puede adaptar las comunicaciones a las necesidades de los pacientes si padecen de enfermedades crónicas, debilitantes o mortales. En caso de percibir algún tipo de remuneración por dichas comunicaciones, la clínica lo pone en conocimiento de los pacientes y les indica cómo dejar de recibirlas. Sin la autorización por escrito del paciente, la clínica no utiliza los datos sanitarios personales con fines promocionales distintos de los descritos anteriormente.

8. Imperativo legal. La clínica utiliza y facilita los datos sanitarios de los pacientes cuando lo exige la legislación, si bien limita dichas actuaciones en la medida que contempla la ley. En los casos en que por imperativo legal la clínica está obligada a denunciar maltratos, negligencias o violencia doméstica, personarse en procesos judiciales o administrativos o responder ante las autoridades, la clínica cumple con las disposiciones legales en relación con dichas actuaciones.

9. Salud pública. En ocasiones la ley exige a la clínica que facilite ciertos datos sanitarios de los pacientes a las autoridades de salud pública con objetivos como los que se enumeran a continuación: prevención o control de enfermedades, lesiones o discapacidad; denuncia de maltrato o agresiones a menores, ancianos o adultos incapacitados; denuncia de casos de violencia doméstica; notificación a la Dirección Federal de Fármacos y Alimentos de los Estados Unidos (FDA) de problemas relacionados con los productos sanitarios y los medicamentos; y comunicación de enfermedades o exposición a agentes infecciosos. En caso de tener que denunciar una sospecha de maltrato o agresión a personas ancianas o incapacitadas o de violencia doméstica, la clínica se pondría en contacto con el paciente o su representante legal con la mayor brevedad posible para informarle de ello, a menos que en función de un criterio estrictamente profesional estime que dicha información comportaría un riesgo de perjuicio grave para el paciente o implicaría informar a una persona a quien la clínica considera responsable del maltrato o la agresión.

10. Actividades de supervisión sanitaria. En ocasiones la ley exige a la clínica que suministre los datos sanitarios de los pacientes a las agencias supervisoras de sanidad como parte de una auditoría, investigación, inspección, tramitación de certificados u otras actuaciones, sin perjuicio de los límites que marcan las leyes federales de los Estados Unidos y la ley estatal de California.

11. Procedimientos judiciales y administrativos. En ocasiones la ley exige a la clínica que facilite los datos sanitarios de los pacientes como parte de un procedimiento judicial o administrativo, en la medida que autorice expresamente el tribunal o la orden administrativa. La clínica puede facilitar los datos de los pacientes, asimismo, en respuesta a una citación judicial, diligencia de exhibición de pruebas u otras actuaciones legales, habiendo previamente notificado al paciente de dicha diligencia y no habiendo obtenido del mismo indicación en contrario, o bien si la objeción del paciente es anulada por un tribunal u orden administrativa.

12. Cumplimiento de la legislación. En ocasiones la ley exige a la clínica que suministre los datos sanitarios de los pacientes a los funcionarios de las autoridades a efectos de la localización de sospechosos, prófugos, testigos esenciales o personas en paradero desconocido o del cumplimiento de una orden, auto o decisión judicial, citación ante un jurado de acusación y otras diligencias legales.

13. Investigaciones forenses. En ocasiones la ley exige a la clínica que facilite los datos sanitarios de los pacientes a los forenses en el marco de sus investigaciones de fallecimientos.

14. Donación de órganos o tejidos. La clínica puede facilitar los datos sanitarios de los pacientes a organismos relacionados con la obtención, la conservación y el trasplante de órganos y tejidos.

15. Seguridad pública. En ocasiones la ley exige a la clínica que facilite los datos sanitarios de los pacientes a determinadas personas a efectos de evitar o reducir un peligro grave e inminente para la salud o la seguridad de una persona o del público general.

16. Actuaciones especiales del gobierno. La clínica puede facilitar los datos sanitarios de los pacientes a las fuerzas armadas, las autoridades de interior, las instituciones penitenciarias o los cuerpos de seguridad que mantengan al paciente en cuestión bajo arresto o privación de libertad.

17. Seguro de riesgos laborales. La clínica puede facilitar los datos sanitarios de los pacientes si resulta necesario para dar cumplimiento a la legislación en materia de seguros por riesgos laborales. Por ejemplo, si la asistencia sanitaria del paciente está cubierta por el seguro de riesgos laborales, la clínica presenta periódicamente un informe a la empresa sobre el estado del paciente. Asimismo, la clínica está obligada por ley a notificar los casos de accidente laboral o enfermedad laboral a la empresa o a la aseguradora que presta la cobertura ante riesgos profesionales.

18. Cambio de titularidad.. En caso de venta de la clínica o fusión de la misma con otra entidad, la historia y los datos sanitarios del paciente pasarían a ser propiedad del nuevo titular, sin perjuicio del derecho del paciente a solicitar que se remita copia de los datos sanitarios a otro facultativo o servicio médico.

19. Investigación. La clínica puede facilitar los datos sanitarios de los pacientes a científicos que lleven a cabo investigaciones para las cuales no se exija el consentimiento por escrito de las personas incluidas en las mismas, según conste en el dictamen favorable del comité ético o comité de privacidad emitido de conformidad con la legislación estadounidense en vigor.

20. Recaudación de fondos. La clínica puede utilizar o compartir los datos personales de los pacientes y las fechas en las que recibieron asistencia sanitaria para ponerse en contacto con ellos a efectos de recaudar fondos destinados a actividades de diversa índole. Si usted no desea recibir dichas comunicaciones, debe notificarlo al Responsable de Protección de Datos (Privacy Officer), cuyas señas figuran en el encabezamiento de la presente declaración.

B. Prohibición del tratamiento y divulgación de datos personales por parte de la clínica

Con la salvedad de los supuestos que se describen en la presente declaración de protección de datos, la clínica no utilizará ni dará a conocer los datos sanitarios personales de los pacientes sin contar con su autorización por escrito. Si usted autoriza a la clínica a utilizar o facilitar a terceros sus datos sanitarios con otras finalidades, siempre puede revocar posteriormente dicha autorización notificándolo por escrito a la clínica.

C. Derechos de los pacientes relativos a sus datos sanitarios

1. Derecho de solicitar la protección especial de la intimidad. El paciente tiene derecho a solicitar la restricción de ciertos usos y casos en que pueden facilitarse a terceros sus datos sanitarios, presentando por escrito una solicitud en la que especifique los datos que desea limitar y los límites que desea que se impongan a la utilización y divulgación de los mismos. La clínica se reserva el derecho de aceptar o desestimar la solicitud, comunicando al paciente la decisión tomada.

2. Derecho de solicitar comunicaciones confidenciales. El paciente tiene derecho a solicitar que se le remitan los datos sanitarios por un canal específico o a un lugar específico. Por ejemplo, el paciente puede pedir que le envíen los datos a una dirección de correo electrónico particular o por vía postal a su domicilio profesional. La clínica satisfará toda petición razonable que el paciente le formule por escrito en relación con una vía concreta o una ubicación específica a la cual remitir la

3. Derecho de acceso y reproducción. El paciente tiene derecho a consultar y solicitar una copia de los datos sanitarios, con algunas excepciones. Para consultar sus datos sanitarios, el paciente debe solicitarlo por escrito detallando los datos que desea consultar e indicando si desea consultarlos solamente o si además desea que se le entregue copia de los mismos. La clínica cobra una tasa por estas actuaciones, de conformidad con la legislación estatal de California y las leyes federales de los Estados Unidos. En determinadas circunstancias, la clínica puede asimismo rechazar la solicitud del paciente. Si la clínica deniega la solicitud de una persona de consultar la historia clínica de un menor a su cargo o de un adulto incapacitado al que representa porque considera que permitir dicha consulta entrañaría un perjuicio sustancial para con el paciente, el solicitante tendrá derecho a recurrir la decisión de la clínica. Si la clínica rechaza la solicitud de un paciente de consultar las anotaciones de su historia de psicoterapia, el paciente puede solicitar que éstas se transfieran a otro profesional o servicio de psiquiatría.

4. Derecho de modificación o rectificación. El paciente tiene derecho a solicitar la rectificación de los datos sanitarios que considere incorrectos o incompletos. La solicitud debe presentarse por escrito y hacer constar los motivos por los que el paciente cree que los datos son incompletos o inexactos. La clínica no está obligada a modificar los datos sanitarios de los pacientes, facilitándole al paciente toda la información sobre la negativa a hacerlo y las vías que tiene el paciente para recurrir la decisión. En este sentido, la clínica puede rechazar la solicitud si no dispone de los datos a los que ésta hace referencia, si no fue la creadora de los datos (a menos que la persona o entidad que generó los gatos ya no esté capacitada para realizar la rectificación), si el paciente no está facultado para consultar o reproducir los datos en cuestión o si los datos son correctos y completos en su estado actual. El paciente tiene el derecho, asimismo, de solicitar que la clínica adjunte a su historia una declaración de 250 palabras de extensión, como máximo, en relación con cualquier apartado o información que el paciente considere incompleto o incorrecto.

5. Derecho de solicitar una declaración de divulgación. El paciente tiene derecho a solicitar una declaración de todas las ocasiones en que la clínica ha facilitado a terceros sus datos sanitarios, con la excepción de: los datos facilitados al mismo paciente o a terceros en virtud de la autorización firmada por el mismo; los datos facilitados en los supuestos que se describen en los párrafos 1.º («Tratamiento»), 2.º («Pagos»), 3.º («Prestación sanitaria»), 6.º («Notificaciones y comunicación con la familia») y 16.º («Actuaciones especiales del gobierno») del apartado A de la presente declaración de protección de datos; los datos facilitados a efectos de investigaciones o de actuaciones de salud pública que no requieran datos personales identificadores de los pacientes; los datos facilitados a otros efectos que contemple o autorice la ley; o los datos facilitados en comunicaciones a las agencias supervisoras de sanidad o las autoridades del orden público siempre que dichas agencias o autoridades hayan advertido a la clínica de que tal declaración podría ser perjudicial para con sus actividades.

6. El paciente tiene derecho a solicitar un ejemplar impreso de la presente declaración de protección de datos aunque anteriormente ya haya solicitado un ejemplar por correo electrónico.

Si desea una explicación más detallada de estos derechos o ejercer alguno de los mismos, diríjase al Responsable de Protección de Datos (Privacy Officer), cuyas señas figuran en el encabezamiento de la presente declaración.

D. Modificación de la presente declaración de protección de datos

La clínica se reserva el derecho de modificar la presente declaración de protección de datos en cualquier momento. Hasta que se efectúe una modificación a efectos de lo antedicho, la clínica está obligada por ley a cumplir la presente declaración. Cuando se introduce una modificación, la nueva declaración de protección de datos pasa a regir el tratamiento de los datos sanitarios personales que obran en poder de la clínica, independientemente del momento en que fueron generados o recibidos. La clínica mantiene colgado un ejemplar de la presente declaración visible en la zona de recepción y puede facilitar una copia impresa en cualquier momento. Asimismo, la declaración vigente se encuentra disponible siempre en la página web www.californiafertilitypartners.com.

E. Reclamaciones

Si desea presentar una reclamación relativa a la presente declaración de protección de datos o al tratamiento que haga la clínica de sus datos sanitarios personales, diríjase al Responsable de Protección de Datos (Privacy Officer), cuyas señas figuran en el encabezamiento.

Si no está satisfecho con la respuesta de la clínica ante una reclamación, puede elevar una reclamación formal a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Sanidad y Servicios Humanos de los Estados Unidos:

Department of Health and Human Services
Office of Civil Rights
Hubert H. Humphrey Bldg.
200 Independence Avenue, S.W.
Room 509F, HHH Building
Washington, DC 20201

La presentación de una reclamación no comporta penalización alguna.